ລະບົບຫ້ອງການທັນສະໄໝ ຫຼື E-Office System

https://e-office.gov.la

ເພື່ອຍົກສູງຄຸນນະພາບການບໍລິຫານຫ້ອງການຂອງພາກລັດໃຫ້ມີປະສິດທິພາບ ແລະ ປະສິດທິຜົນຫຼາຍຂຶ້ນ, ແນ່ໃສ່ເຮັດໃຫ້ບັນດາຫ້ອງການລັດຢູ່ສູນກາງ ແລະ ທ້ອງຖິ່ນ ໄດ້ນຳໃຊ້ລະບົບເຕັກໂນໂລຊີ ການສື່ສານຂໍ້ມູນຂ່າວສານ ທີ່ທັນສະໄໝ ເຂົ້າໃນການບໍລິຫານເອກະສານເຂົ້າ-ອອກ, ການຕິດຕາມການມອບວຽກໃຫ້ແກ່ພະນັກງານ, ການຄຸ້ມຄອງລາຍການຫ້ອງປະຊຸມ ແລະ ອື່ນໆ. ພ້ອມທັງ, ເປັນການຍົກລະດັບຄວາມຮູ້ທາງດ້ານເຕັກໂນໂລຊີສື່ສານຂໍ້ມູນຂ່າວສານ ໃຫ້ແກ່ພະນັກງານລັດຖະກອນນຳອີກ, ຊຶ່ງສອດຄອງກັບວິໄສທັດຮອດປີ 2030, ຍຸດທະສາດ  2016-2025 ແລະ ແຜນພັດທະນາ 5 ປີ (2016-2020) ຂອງ ກະຊວງ ໄປສະນີ, ໂທລະຄົມ ມະນາຄົມ ແລະ ການສື່ສານ, ທີ່ໄດ້ຖືກເອົາວຽກງານການພັດທະນາ ເຕັກໂນໂລຊີ ການສື່ສານຂໍ້ມູນຂ່າວສານ ເປັນໜ້າທີ່ບູລິມາສິດ ແລະ ເປັນວຽກງານຍຸດທະສາດໃນການພັດທະນາເສດຖະກິດ-ສັງຄົມ, ທັງເປັນເຄື່ອງມືອັນຕົ້ນຕໍ່ ໃນການເລັ່ງລັດການພັດທະນາ, ການຫັນເປັນອຸດສາຫະກຳ ແລະ ການຫັນເປັນທັນສະໄໝຂອງປະເທດຊາດ.ດ້ວຍເຫດນີ້, ກະຊວງ ໄປສະນີ ໂທລະຄົມມະນາຄົມ ແລະ ການສື່ສານ ຈື່ງໄດ້ພັດທະນາລະບົບຫ້ອງການທັນສະໄໝ ຫຼື eOffe ຂື້ນ​ມາຕັ້ງແຕ່ປີ 2015.

1. ລະບົບຫ້ອງການທັນສະໄໝ ຫຼື E-Office ແມ່ນຫຍັງ?

ລະບົບຫ້ອງການທັນສະໄໝ (e-Office) ເປັນລະບົບການບໍລິຫານວຽກງານຫ້ອງການໃນຮູບແບບ ເອເລັກໂຕຣນິກ ເຊິ່ງ ເຮັດວຽກໃນຮູບແບບຜ່ານເວັບບຣາວເຊີ (Online System) ປະກອບມີ ບັນດາຟັງຊັນຕ່າງໆ ທີ່ອຳນວຍຄວາມສະດວກໃຫ້ແກ່ການບໍລິຫານວຽກງານຂອງຫ້ອງການເຊັ່ນ: ການຈັດການເກັບ ແລະ ຄຸ້ມຄອງເອກະສານຂາເຂົ້າ - ຂາອອກ, ການຄຸ້ມຄອງ ແລະ ຕິດຕາມການມອບໝາຍວຽກງານຂອງຫົວໜ້າກົມ - ພະແນກ, ຫົວໜ້າພະແນກ - ພະນັກງານວິຊາການ ແລະ ສາມາດຕິດຕາມວຽກງານໄປຕາມແຕ່ລະຂັ້ນຕອນ ຂອງບຸກຄະລາກອນພາຍໃນຫ້ອງການ, ການສ້າງວຽກງານສະເພາະກິດຂອງບຸກຄົນ ຫຼື ກຸ່ມຄົນໃດໜື່ງ, ການສົນທະນາພາຍໃນຫ້ອງການ ແລະ ການສ້າງຕາຕະລາງການເຄື່ອນໄຫວວຽກງານຂອງຫ້ອງການ.

1.  ອົງປະກອບຫຼັກຂອງລະບົບ E-Office

• ລະບົບຄຸ້ມຄອງ ແລະ ຈໍລະຈອນເອກະສານ (Document Management): ແມ່ນລະບົບຕິດຕາມເອກະສານຕັ້ງແຕ່ຂາເຂົ້າ, ເກັບສຳເນົາ, ນຳສົ່ງ, ເຜີຍແຜ່ ແລະ ສັງລວມສະຖິຕິຂໍ້ມູນຂອງເອກະສານ ຊື່ງສາມາດສ້າງເປັນແຟ້ມເອກະສານໄດ້ 04 ລະດັບຄື: 1) ເອກະສານຂາເຂົ້າ-ອອກ ລວມທັງໝົດຂອງກະຊວງ, 2) ເອກະສານຂາເຂົ້າ-ອອກຂອງແຕ່ລະກົມ/ສູນ (ລວມທັງພະແນກ ປທສ ທຸກແຂວງ), 3) ເອກະສານຂາເຂົ້າ-ອອກ ຂອງພະແນກພາຍໃນແຕ່ລະກົມ/ສູນ ແລະ 4) ແຟ້ມເອກະສານຂາເຂົ້າ-ອອກຂອງບຸກຄົນ.ເຊິ່ງປະກອບມີ:

• ການສ້າງ, ບັນທຶກ, ສົ່ງ ແລະ ຄົ້ນຫາ ເອກະສານເຂົ້າ-ອອກ ທີ່ເປັນລະບົບ
• ການຕິດຕາມການຈໍລະຈອນເອກະສານ ທີ່ສາມາດຕິດຕາມເອກະສານ ແລະ ການມີຄຳເຫັນຕ່າງໆ ເທິງເອກະສານ.
• ການສະຫຼຸບ ສັງລວມເອກະສານເຂົ້າ-ອອກ ປະຈຳວັນ, ປະຈຳອາທິດ, ປະຈຳເດືອນ ແລະ ອື່ນໆ.

• ລະບົບຄຸ້ມຄອງວຽກ ແລະ ການມອບວຽກພາຍໃນຫ້ອງການ (Job/Task Management):  ແມ່ນການຕິດຕາມການດຳເນີນງານຂອງວຽກສະເພາະກິດໃດໜຶ່ງ ຕັ້ງແຕ່ການກຳນົດວຽກຈົນເຖິງການສົ່ງມອບວຽກ, ເຊິ່ງປະກອບມີດັ່ງນີ້:

• ລະບົບການສ້າງການມອບໝາຍວຽກງານ (Task Create)
• ລະບົບການມອບໝາຍວຽກງານ (Task Assignment):
• ລະບົບການດຳເນີນວຽກງານ (Task Processing),
• ລະບົບການລາຍງານວຽກ (Task Report)
• ລະບົບແຈ້ງເຕືອນກ່ຽວກັບການມອບໝາຍວຽກ (Task Notification)
• ລະບົບສັງລວມສະຖິຕິກ່ຽວກັບການມອບ ແລະ ການສົ່ງວຽກ (Task Statistics Report)

• ລະບົບສ້າງວຽກງານສະເພາະກິດ (Personal Work profile Management System): ແມ່ນລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານຂອງວຽກງານໃດໜຶ່ງທີ່ບຸກຄົນສ້າງຂຶ້ນເພື່ອສະດວກໃນການຕິດຕາມເອກະສານຕາມວຽກງານນັ້ນ, ເຊິ່ງປະກອບມີ:

• ລະບົບສ້າງເອກະສານສ່ວນບຸກຄົນ  (Work profile Creation)
• ລະບົບແບ່ງປັນເອກະສານວຽກງານຂອງຕົນເອງ  (Share work profile)
• ລະບົບມອບໂອນເອກະສານຂອງວຽກງານ (Transfer work profile ),
• ລະບົບແຈ້ງເຕືອນກ່ຽວກັບການສະເໜີ ຫຼື ມອບໂອນວຽກ(Work profile Notification)
• ລະບົບຕິດຕາມປະຫວັດຂອງການມອບໂອນວຽກ (History of work profile)

• ຕາຕະລາງການເຄື່ອນໄຫວຂອງຫ້ອງການ (Department Schedule): ແມ່ນລະບົບການແຈ້ງບອກການເຄື່ອນໄຫວອັນສຳຄັນຂອງອົງກອນໃຫ້ແກ່ພະນັກງານພາຍໃນອົງກອນຊາບ, ເຊິ່ງປະກອບມີ:

• ລະບົບສ້າງການເຄື່ອນໄຫວກິດຈະກຳຂອງກົມກອງ (Register for work schedule).
• ລະບົບຈອງຫ້ອງປະຊຸມ (Book a meeting room)
• ລະບົບຢືມຫ້ອງປະຊຸມຈາກພາກສ່ວນອື່ນ.
• ລະບົບແຈ້ງບອກກ່ຽວກັບວາລະການເຄື່ອນໄຫວໃຫ້ແກ່ຜູ້ກ່ຽວຂ້ອງ (Notification of schedule),
• ລະບົບຊອກຫາການເຄື່ອນໄຫວໃນຕາຕະລາງຂອງອົງກອນ (Search schedule)
• ລະບົບແຈ້ງບອກກ່ຽວກັບວາລະການເຄື່ອນໄຫວໃຫ້ແກ່ຜູ້ກ່ຽວຂ້ອງ ( Notification of schedule),

• ລະບົບສົນທະນາພາຍໃນຫ້ອງການ (Chatting System): ລະບົບຫ້ອງສົນທະນາພາຍໃນອົງກອນ (Chatting System): ແມ່ນລະບົບການສື່ສານສົນທະນາແບບຂໍ້ຄວາມພາຍໃນອົງກອນ, ສາມາດສ້າງເປັນກຸ່ມສົນທະນາສະເພາະພາຍໃນກົມ ຫລື ຫຼາຍພາກສ່ວນ (ຫຼາຍກົມ)ໄດ້, ເຊິ່ງປະກອບມີ:

• ລະບົບການສົນທະນາຕາມເວລາຕົວຈິງ (Real time chatting)
• ລະບົບການສົ່ງຂໍ້ຄວາມ ແລະ ເອກະສານພາຍໃນອົງກອນ (SMS and document sending)
• ລະບົບການຕັ້ງການສົນທະນາແບບເປັນກຸ່ມ (Group chatting)

1. ຄຸນລັກສະນະດ້ານເຕັກນິກ

ລະບົບຫ້ອງການທັນສະໄໝເປັນລະບົບທີ່ຖືກພັດທະນາຂື້ນໂດຍການນຳໃຊ້ບັນດາເຄື່ອງມື ແລະ ສະພາບແວດລ້ອມທີ່ທັນສະໄໝ ແລະ ສາມາດຕອບສະໜອງໄດ້ກັບຄວາມຕ້ອງການຂອງຜູ້ຊົມໃຊ້ໃນປະຈຸບັນເປັນຕົ້ນແມ່ນທາງດ້ານຄວາມໜ້າເຊື່ອຖືຂອງລະບົບທີ່ນຳໃຊ້ລະບົບຖານຂໍ້ມູນແບບ Oracle ແລະ ມີລະບົບສຳຮອງຂໍ້ມູນທີ່ທັນສະໄໝ, ດ້ານໜ້າຕາ (Smart UI Interface) ທີ່ສາມາດດັດປັບໄດ້ຕາມຄວາມຕ້ອງການຂອງຜູ້ໃຊ້, ດ້ານພາສາທີ່ນຳໃຊ້ໄດ້ທັງພາສາອັງກິດ ແລະ ພາສາລາວ, ດ້ານຄວາມປອດໄພທີ່ໄດ້ຕາມມາດຕະຖານສາກົນ, ດ້ານການເຂົ້າຫາ ແລະ ນຳໃຊ້ (ທີ່ຕອບສະໜອງໄດ້ກັບທຸກລະບົບປະຕິບັດການ, ທຸກໂປຣແກຣມເວັບບາວສ໌ເຊີ ແລະ ທຸກເຄື່ອງອຸປະກອນຄອມພິວເຕີ ແລະ ມືຖື) ແລະທີ່ສຳຄັນແມ່ນສາມາດຂະຫຍາຍການນຳໃຊ້ ໃນກໍລະນີທີ່ມີຄວາມຕ້ອງການໃນອະນາຄົດ.

1. ຜົນປະໂຫຍດຂອງການນຳໃຊ້ລະບົບ E-Office

• ຍົກສູງປະສິດທີພາບຂອງວຽກງານການບໍລິຫານ

• ຫລຸດຜ່ອນຂັ້ນຕອນຂອງການດໍາເນີນງານວຽກງານຕ່າງໆເຊັ່ນ: ຂໍ້ມູນ ແລະ ເອກະສານກ່ຽວຂ້ອງແມ່ນຈະຖືກປ້ອນເຂົ້າໃນລະບົບເທື່ອດຽວໂດຍຂາອອກ-ຂາເຂົ້າຂອງກົມ ເຊິ່ງພາຍຫຼັງຂໍ້ມູນ ແລະ ເອກະສານດັ່ງກ່າວແມ່ນສາມາດນຳໃຊ້ໄດ້ຕະຫລອດເວລາ ແລະ ໂດຍບຸກຄົນ ຫຼື ກຸ່ມຄົນທີ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດ ແລະ ສາມາດສົ່ງເຖິງ, ສົ່ງຕໍ່ ຫຼື ເຜີຍແຜ່ ໃຫ້ບຸກຄົນ ຫຼື ກຸ່ມຄົນໄດ້.
• ການປະຢັດເວລາ ໃນການດໍາເນີນງານ ຂອງແຕ່ລະຂັ້ນຕອນ,
  • ຫົວໜ້າກົມສາມາດເຂົ້າເບິ່ງ ແລະ ມີຄຳເຫັນໃສ່ເອກະສານໄດ້ທຸກສະຖານທີ່ ແລະ ເວລາ ໂດຍບໍ່ຈຳເປັນຈະຕ້ອງໄດ້ມາປະຈຳການທຸກມື້.
  • ລະບົບສາມາດເຮັດການແຈ້ງເຕືອນ
• ການປະຢັດເຈັ້້ຍ ແລະ ເຄື່ອງອຸປະກອນຮັບໃຊ້ ໃນການດໍາເນີນງານໃນແຕ່ລະຂັ້ນຕອນ, ຂໍ້ມູນເອກະສານ ແລະ ເອກະສານກ່ຽວຂ້ອງທັງໝົດສາມາດສົ່ງຕໍ່ຫາບຸກຄົນ ຫຼື ພາກສ່ວນກ່ຽວຂ້ອງໄດ້ແບບອອນລາຍ, ເຊິ່ງຂາອອກ-ຂາເຂົ້າ ບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງພິມເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ອອກ ເພື່ອແຈ້ງ ຫຼື ແຈກຢາຍ.

• ການຍົກສູງປະສິດທິຜົນຂອງວຽກງານການບໍລິຫານ

• ຄວາມຊັດເຈນຂອງຂໍ້ມູນຂ່າວສານ, ຂໍ້ມູນເອກະສານ ແລະ ເອກະສານກ່ຽວຂ້ອງທັງໝົດພາຍຫຼັງທີ່ອັບໂຫຼດເຂົ້າໃນລະບົບແລ້ວ ຈະຖືກຈັດເກັບໄວ້ຢ່າງເປັນລະບົບ. ການເກັບຂໍ້ມູນເອກະສານແມ່ນໄດ້ລະອຽດກວ່າລະບົບທີ່ມີໃນປະຈຸບັນເຊັ່ນ:ຈາກເມື່ອກ່ອນທີ່ຈັດເກັບຂໍ້ມູນເອກະສານພຽງແຕ່ 6 ຂໍ້ມູນ ມາເປັນ 20 ຂໍ້ມູນ ເຮັດໃຫ້ມີຄວາມຊັດເຈນຫຼາຍຂື້ນ.
• ຄວາມສະດວກສະບາຍ ໃນການເຂົ້້າຫາ ຂໍ້ມູນຂ່າວສານ, ເນື່ອງຈາກຂໍ້ມູນ ແລະ ເອກະສານກ່ຽວຂ້ອງທັງໝົດ ແມ່ນຖືກເກັບໄວ້ຢ່າງເປັນລະບົບ, ການພັດທະນາແມ່ນນຳໃຊ້ບັນດາເຄື່ອງມືທີ່ທັນສະໃໝ ຈື່ງເຮັດໃຫ້ງ່າຍ ແລະ ສະດວກໃນການເຂົ້າຫາ ເຊັ່ນ: ເຂົ້າຫາໄດ້ທຸກທີ່ ທຸກເວລາ, ເຂົ້າຫາໄດ້ທັງຜ່ານເຄື່ອງອຸປະກອນຄອມພິວເຕີ ແລະ ມືຖື.
• ຄວາມວ່ອງໄວ ໃນການຕິດຕາມ ແລະ ຊຸກຍູ້ວຽກງານ, ເນື່ອງຈາກລະບົບຖືກພັດທະນາຕາມຂະບວນການ ແລະ ການຈໍລະຈອນວຽກງານຂອງບັນດາກົມ ຈື່ງເຮັດໃຫ້ງ່າຍຕໍ່ການນຳໃຊ້. ການມອບວຽກແມ່ນເຮັດໄດ້ທຸກລະດັບ ເຊິ່ງມີເຄື່ອງມືອຳນວຍຄວາມສະດວກໃຫ້ແກ່ຫົວໜ້າໃນການຕິດຕາມການເຄື່ອນ ໄຫວວຽກງານ ແລະ ການລາຍງານຕ່າງໆ.

1. ການນຳໃຊ້ລະບົບ E-Office

• ການ Login ເຂົ້າຫາລະບົບ

• ການດຳເນີນການກັບເອກະສານຂາເຂົ້າ-ຂາອອກ

• ການຕິດຕາມການຈໍລະຈອນເອກະສານ

ລະບົບຫ້ອງການທັນສະໄໝ ໄດ້ພັດທະນາໃຫ້ສາມາດນຳໃຊ້ໄດ້ທັງຜ່ານເວັບບຣາວເຊີ ແລະ ໃນຮູບແບບມືຖື (iOS ແລະ Android), ປະຈຸບັນແມ່ນໄດ້ຖືກພັດທະນາ ແລະ ນໍາໃຊ້ຢູ່ບັນດາກົມ/ທຽບເທົ່າ ພາຍໃນກະຊວງ ປທສ, ມີເອກະສານຂາເຂົ້າ-ຂາອອກທັງໜົດຫຼາຍກວ່າ 10,000 ສະບັບ ແລະ ມີຜູ້ຊົມໃຊ້ທັງໜົດ ຈໍານວນ 540 ຄົນ. ເຊິ່ງສ່ວນໃຫຍ່ແມ່ນນໍາໃຊ້ລະບົບດັ່ງກ່າວ ເຂົ້າໃນການບັນທຶກ-ສໍາເນົາຂໍ້ມູນ, ແລະ ເອກະສານຂາເຂົ້າ-ຂາອອກ,ຕິດຕາມການຮັບ-ສົ່ງ ແລະ ຈໍລະຈອນເອກະສານເຂົ້າ-ອອກ, ຄຸ້ມຄອງການສ້າງລາຍງານເອກະສານຂາເຂົ້າ-ຂາອອກ ແລະ  ສ້າງເປັນລະບົບສົນທະນາ ຕິດຕາມວຽກຕົວຈິງ ເພື່ອປັບປຸງການສື່ສານ ແລະ ຕິດຕໍ່ພົວພັນວຽກພາຍໃນຫ້ອງການ. ເຊິ່ງເປັນການຍົກສູງປະສິດທິພາບຂອງວຽກງານການບໍລິຫານຫ້ອງການ, ຫຼຸດຜ່ອນຂັ້ນຕອນຂອງການດໍາເນີນວຽກງານຕ່າງໆ, ປະຢັດເວລາແລະ ສາມາດຕິດຕາມ ແລະ ຊຸກຍູ້ວຽກໃຫ້ວ່ອງໄວ ແລະ ມີປະສິດທິພາບຫຼາຍຂື້ນ.

ທິດທາງຕໍ່ໜ້າ ທາງກະຊວງເອງກໍ່ມີແຜນຂະຫຍາຍການນຳໃຊ້ໄປຫາບັນດາພະແນກ ປທສ ແຂວງ ໃນທົ່ວປະເທດ,ຫ້ອງວ່າການສຳນັກງານນາຍຍົກລັດຖະມົນຕີ, ບັນດາແຂວງ ແລະ ກະຊວງອ້ອມຂ້າງ. ຊື່ງໃນປີ 2019 ແມ່ນຈະເລັ່ງໃສ່ການຂະຫຍາຍການນຳໃຊ້ໄປຫາ ພະແນກ ປທສ ນະຄອນຫຼວງ, ພະແນກ ປທສແຂວງ ໄຊສົມບູນ, ພະແນກ ປທສ ແຂວງ ສະຫວັນນະເຂດ ແລະ ຫ້ອງວ່າການສຳນັກງານນາຍົກລັດຖະມົນຕີ ຕາມແຜນການຫັນເປັນທັນສະໄໝ ແລະ ດິຈິຕອນຂອງລັດຖະບານ.

ຂຽນໂດຍ: ນ.ຈິດຕະພອນ ຈັນສີລິລາດມ ສລອ.